Ekstern varsling – rapportering av kritikkverdige forhold

HVA KAN RAPPORTERES?

Det kan rapporteres om alle typer kritikkverdige forhold, som for eksempel:

• Kriminelle handlinger
• Brudd på juridiske forpliktelser
• Brudd på selskapets retningslinjer
• Brudd på etiske standarder og retningslinjer som har bred støtte i samfunnet
• Fare for klima eller miljø

Alle henvendelser vil bli behandlet av varslingsrådet; bestående av: administrerende direktør, hovedverneombud, HR-sjef og salgsdirektør.

HVEM RAPPORTERES DET TIL?

Du kan rapportere internt i Kid ved å sende en e-post til varsling@kid.no. Du kan også sende varselet med post direkte til Gilhusveien 1, Postboks 505, 3412 Lierstranda. Merk e-posten eller konvolutten “konfidensiell varsel”. I tillegg har du alltid rett til å rapportere til offentlige tilsynsmyndigheter eller andre statlige organer.

HVORDAN RAPPORTERES DET?

Varslingen kan gjøres skriftlig eller muntlig, per telefon, e-post eller brev. Du trenger ikke å legge frem bevis for hva du mener er kritikkverdig, men du må være så klar som mulig om hva som faktisk skjedde. Varslingen bør inneholde minst:

• Tid / tidsperiode for hendelsen
• Spesifikk informasjon om hva saken gjelder og hva du baserer informasjonen din på.
• Eventuelle personer du kjenner eller tror har kjennskap til saken
• Kontaktopplysningene dine (hvis du ikke vil være anonym)

Selskapet ønsker å oppmuntre personen som rapporterer til å identifisere seg selv. Dette gjør det lettere å følge opp en varsling og hold varsleren informert om hva som blir gjort i saken.

Hvis varsleren ikke ønsker å stå frem med navnet sitt, er det bedre at det rapporteres anonymt enn at det ikke rapporteres i det hele tatt.

Uansett om du oppgir navnet ditt eller rapporterer anonymt, vil varslingen bli behandlet.

ANSVAR FOR MOTTAKER AV VARSELET

Det vil bli gjennomført foreløpige undersøkelser. Hvis disse bekrefter at det ikke er noen kritikkverdige forhold, vil saken bli avsluttet uten at personen som varslet blir informert. Hvis saken blir videre undersøkt etter foreløpige undersøkelser, vil personen som varslet bli informert og gitt mulighet til å kommentere.

Mottakeren av en varsling om kritikkverdige forhold har et ansvar for å sørge for at varsleren ikke opplever negative konsekvenser som følge av å ha rapportert.

I tilfeller der varslingen gis muntlig, er det mottakerens ansvar å sørge for at varslingen dokumenteres skriftlig.

For ansatte i Kid finnes det egne prosedyrer for ansattes rett til å rapportere om kritikkverdige forhold, i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Disse prosedyrene finnes i selskapets HMS-håndbok.

In English:

PURPOSE OF THE PROCEDURE

The purpose of this procedure is to ensure that any reprehensible conditions in the company are identified, so that measures can be taken against the condition. To achieve this, the company wants to facilitate that all stakeholders, such as customers, partners, suppliers or in other ways have a relationship with Kid, have the opportunity to report on such conditions - also anonymously.

WHAT CAN BE REPORTED?

It can be reported on all types of reprehensible conditions, such as:

• Criminal offenses
• Breach of legal obligations
• Violation of the company’s guidelines
• Violation of ethical standards and guidelines that have broad support in society
• Danger to climate or environment

WHO SHOULD IT BE REPORTED TO?

Anyone can report internally in Kid by sending an email to varsling@kid.no.

You can also send the notification by post directly to Gilhusveien 1, Postboks 505, 3412 Lierstranda. Mark the mail or envelope “confidential alert”.

All inquiries will be handled by the whistleblowing council; consisting of: CEO, Chief Safety Representative, HR Manager, and Sales Director.

In addition, you always have the right to report to public supervisory authorities or other state agencies.

HOW SHOULD IT BE REPORTED?

The notification can be made in writing or orally, by telephone, email, or letter.

You do not need to present evidence of what you think is reprehensible, but you must be as clear as possible about what actually happened. The notification should at least contain:

• Time / time period for the event
• Specific information about what the case concerns and what you base your information on.
• Any persons you know or believe have knowledge of the case
• Your contact details (if you do not want to be anonymous)

The company wants to encourage the person who reports to identify who they are. This makes it easier to follow up on a notification and keep the notifier informed of what is being done in the case.

If the notifier does not want to come forward with their name, it is better that it is reported anonymously than that it is not reported at all.

Regardless of whether you provide your name or report anonymously, the notification will be handled.

RESPONSIBILITY FOR THE RECIPIENT OF THE ALERT

Preliminary investigations will be carried out. If these confirm that there are no reprehensible conditions, the case will be closed without the person being notified being informed. If the case is further investigated after preliminary investigations, the person being notified will be informed and given the opportunity to comment.

The recipient of a notification of reprehensible conditions bears a responsibility to ensure that the notifier does not encounter negative consequences as a result of having reported.

In cases where the notification is given orally, it is the recipient’s responsibility to ensure that the notification is documented in writing.

For employees in Kid, there are separate procedures for the employee’s right to report on reprehensible conditions, in accordance with the provisions of the Working Environment Act. These procedures are found in the company’s HSE handbook.